Client story SMUGGLER apuesta por la IA Gemini para multiplicar por diez su creatividad y su eficacia

En el deslumbrante mundo de Hollywood, donde la creatividad es la norma y el tiempo un factor crítico, productoras como SMUGGLER deben conjugar la visión artística con la eficiencia operativa. Reconocida por sus producciones galardonadas y colaboraciones con directores visionarios, la empresa sabe que es esencial romper las barreras creativas y, al mismo tiempo, racionalizar los procesos para seguir el ritmo frenético de la industria.

« El ADN de SMUGGLER es profundamente vanguardista y no podemos permitirnos quedar atrás », explica Andrew Colón, Chief Operating Officer en SMUGGLER. « En un sector tan competitivo como la producción —con recursos, tiempo y presupuestos limitados— nuestra obligación es mantenernos en la frontera de la innovación ».

El desafío

SMUGGLER, productora de renombre internacional con más de veinte años de trayectoria, destaca por sus colaboraciones con directores y creadores de primer nivel como Henry‑Alex Rubin, Randy Krallman, Kathryn Bigelow, Tom Hooper, Mark Molloy y Jonah Hill. Su compromiso constante con la innovación y su determinación por liderar la industria han sido pilares fundamentales de su éxito.

En el sector de los medios y el entretenimiento, donde la velocidad es vertiginosa y estar a la vanguardia es indispensable, SMUGGLER buscaba una solución que permitiera a sus equipos trabajar de forma más inteligente, no más intensa. Necesitaban una herramienta que se integrara sin fricciones en sus procesos actuales, abriendo nuevas perspectivas en creatividad y productividad, sin comprometer en ningún momento la seguridad de sus datos estratégicos.

Pensar de forma disruptiva

SMUGGLER se enfrentaba a un reto de complejidad organizativa: cada colaborador —desde los equipos creativos hasta los administrativos— tenía su propia metodología de trabajo y preferencias de herramientas para gestionar el día a día.

« Mantenemos un diálogo constante con los colaboradores sobre sus necesidades, y a menudo expresan el deseo de adoptar nuevas plataformas tecnológicas », explica Andrew Colón. « Sin embargo, como responsables del equipo digital y de seguridad, nuestra prioridad es que el máximo volumen de trabajo fluya a través de Google Workspace. Evitamos salir del ecosistema Workspace si no existe una necesidad real que lo justifique ».

En este entorno dinámico, SMUGGLER identificó rápidamente la necesidad de optimizar y reforzar la colaboración entre perfiles muy diversos. Siendo el tiempo su recurso más valioso, la compañía buscaba simplificar tareas, mejorar la eficiencia y fomentar la creatividad, garantizando siempre la protección de su propiedad intelectual.

« Cada director es diferente y cada briefing creativo es único », subraya Colón. « Y el tiempo es el recurso que siempre nos falta. A esto se suma la importancia de incentivar a nuestros equipos para que aprovechen al máximo las capacidades e integraciones que ofrece nuestro entorno Workspace ».

La solución

Para abordar estos retos, SMUGGLER se apoyó en Google Workspace, su suite actual de colaboración y productividad, y en Insight, su partner de confianza, para activar Gemini, la inteligencia artificial avanzada integrada nativamente en Google Workspace.

« En cuanto supimos que Gemini estaba disponible, aprovechamos la oportunidad de inmediato, ya que el entorno de Google Workspace en el que operamos ya lo integra », explica Andrew Colón. « Esto nos permite evitar el uso de herramientas de IA externas y fragmentadas ».

Aunque Gemini era una novedad para SMUGGLER, sus equipos ya eran conscientes del auge de la IA en el mercado de consumo.

« Andrew nos presentó primero Gemini porque ya lo utilizaba en su cuenta personal. Así que nos pusimos en contacto con Insight, nuestro distribuidor de Google Workspace, para informarnos sobre las licencias corporativas », relata Suzie Burton, Directora de Operaciones en SMUGGLER. « Había un interés real por ser "early adopters" de Gemini, así que nos suscribimos rápidamente. La implementación de las licencias en las cuentas de usuario por parte de Insight fue ágil y sencilla ».

Una solución de IA integral y segura

Gemini aportó una solución global alineada con las necesidades de SMUGGLER, permitiendo automatizar tareas, racionalizar los flujos de trabajo y potenciar la colaboración sin salir de su plataforma. Este punto fue determinante para SMUGGLER, que prioriza la seguridad de los datos y prefiere mantener sus operaciones dentro del entorno familiar y protegido de Google Workspace.

Colón también destacó la preferencia de la empresa por las soluciones integradas. Gemini actúa directamente donde los equipos de SMUGGLER ya trabajan —en herramientas como Drive, Docs, Sheets, Slides o Gmail—, todo bajo una interfaz única basada en el navegador, lo que favorece una colaboración fluida y orgánica entre departamentos.

Transformando las operaciones cotidianas

Suzie Burton desempeñó un papel clave en la integración de Gemini. Percibió rápidamente el potencial transformador de la herramienta para asistir en un amplio espectro de tareas, desde la redacción de contenidos creativos y el análisis de datos hasta la investigación de información y la automatización de procesos.

« Utilizo muchísimo Gemini cuando me bloqueo en algo », explica Burton. « Si nuestro director financiero me pide crear un cuadro de mando para el seguimiento de gastos, estructurar las columnas y el formato puede llevarme horas. En cambio, si voy a Gemini y describo lo que necesito, me genera la hoja de cálculo al instante ».

Despegue con Gemini de la mano de Insight

Para lanzar la adopción de Gemini, SMUGGLER colaboró con Insight, partner de Google Cloud galardonado en múltiples ocasiones como Google Cloud Partner of the Year, con el fin de adquirir y desplegar las licencias. Una vez realizado el aprovisionamiento inicial, SMUGGLER integró Gemini en sus flujos de trabajo. Suzie Burton gestionó la asignación de licencias mediante la consola de administración de Google Workspace, garantizando una transición controlada.

Desde un punto de vista estratégico, la empresa comenzó con 40 licencias, priorizando a colaboradores entusiastas y predispuestos al cambio tecnológico. Este enfoque permitió crear un núcleo de usuarios expertos capaces de demostrar el valor real de la herramienta e impulsar la adopción en toda la organización.

« Google Workspace da a nuestros equipos acceso a aplicaciones y herramientas excepcionales con un nivel de integración único », señala Andrew Colón. « Nuestros equipos perciben claramente el valor de esta integración, y Gemini es ahora un pilar central de la misma ».

El impacto

Gracias al acompañamiento de Insight en la adquisición y despliegue de Gemini, SMUGGLER ha logrado ganar eficiencia, reforzar la colaboración, estimular la creatividad y optimizar la seguridad, destacando especialmente en:

• La automatización de tareas mecánicas como la generación de informes, redacción de correos y creación de plantillas, permitiendo que los equipos se centren en labores creativas y estratégicas.
• La apertura de nuevas perspectivas creativas, ayudando a generar conceptos, proponer puntos de vista alternativos y superar bloqueos de página en blanco.
• La optimización de los flujos de trabajo, reduciendo los tiempos de entrega de los proyectos y mejorando la productividad global.
• El control total sobre los datos, garantizando la seguridad de la información sensible y la propiedad intelectual.

« Parte de nuestra labor como directivos en SMUGGLER consiste en mostrar a nuestros equipos cómo queremos trabajar: basándonos en una investigación profunda, en las mejores prácticas y en sesiones internas de demostración », explica Andrew Colón. « Pocas cosas son más gratificantes que descubrir que existe una solución real para una necesidad que teníamos. En resumen: Gemini no es solo una herramienta extraordinaria, es la herramienta que queremos que se use por todas las razones mencionadas ».

Gemini en el corazón del día a día

En términos generales, SMUGGLER ha comprobado que Gemini es una herramienta versátil para todos los departamentos. Estos son los principales casos de uso detectados:

• Redacción creativa: Gemini asiste a los equipos en la creación de escaletas, estructuración de ideas y redacción de guiones, actuando como motor del proceso creativo.
• Análisis de datos: Facilita el análisis de datos financieros, la identificación de tendencias y la visualización de métricas, permitiendo a SMUGGLER tomar decisiones basadas en datos (data-driven).
• Revisión de contratos: Agiliza el examen de acuerdos, detectando riesgos potenciales y sugiriendo mejoras en el lenguaje jurídico.
• Investigación y búsqueda: Permite localizar información de contacto estratégica de organizaciones cuyas coordenadas no son de acceso público o sencillo.

« Gemini ha mejorado mi eficiencia de forma drástica: cuando necesito algo, en lugar de buscarlo en Google, voy directo a Gemini », concluye Suzie Burton. « Incluso para localizar contactos de empresas que no desean ser contactadas fácilmente, Gemini me ayuda a resolverlo con rapidez ».