Client story Agero reduce sus costes y mejora la precisión de sus datos en más de un 20 % gracias a la migración a Google AppSheet

Agero, líder tecnológico en asistencia en carretera en Estados Unidos, ya utilizaba Google Workspace. Ante el aumento de los costes y las limitaciones técnicas de su plataforma low‑code de terceros, la empresa identificó una oportunidad para ir más allá.

Agero colaboró con Insight para migrar sus aplicaciones de negocio a Google AppSheet. Este cambio ha permitido a los equipos disponer de una plataforma low‑code unificada y automatizada, reduciendo costes y mejorando considerablemente la calidad de los datos en flujos de trabajo críticos.

El desafío

La plataforma anterior presentaba varios retos en materia de seguridad, eficiencia operativa y control de costes:

• Desafíos de seguridad y acceso de usuario: Agero había adoptado una arquitectura de inicio de sesión único (SSO) basada en Azure AD y Okta. Sin embargo, sus aplicaciones existentes —basadas en autenticación SAML (Security Assertion Markup Language)— no podían integrarse con Okta para el SSO, lo que provocaba graves problemas de conexión para los usuarios. La gestión de accesos para agentes externos también requería soluciones alternativas de seguridad, ya que utilizaban direcciones de correo distintas para conectarse.
• Incoherencia de datos y sobrecarga de entrada manual: Los datos clave de los agentes —fechas de incorporación, bajas y otra información de RR.HH.— debían introducirse manualmente, ya que la plataforma no estaba conectada al sistema central de RR.HH. de Agero. Esta entrada manual provocaba frecuentes incoherencias y errores con impacto directo en procesos críticos, como las evaluaciones de desempeño. El sistema obligaba a los equipos técnicos a replicar parte del sistema de RR.HH., creando riesgos de error y retrasos.
• Aumento de costes y soporte limitado: El modelo de precios de la plataforma se volvió desfavorable y la fecha de renovación se aproximaba. Además, el acceso a la asistencia técnica o a la documentación sobre nuevas funcionalidades estaba limitado sin una suscripción adicional, incluso contando con un plan de empresa.

Ante estas limitaciones, Agero tomó la decisión estratégica de abandonar esa plataforma obsoleta y orientarse plenamente hacia el ecosistema Google Workspace.

« Nuestra relación con el antiguo proveedor no era la ideal, como tampoco lo era su modelo de precios », explica James Pinkerton, Director of Enterprise Systems en Agero. « También queríamos sacar más partido a Google Workspace, así que nos dijimos: "Es una oportunidad, exploremos AppSheet" ».

La solución

Agero eligió Google AppSheet, ya integrado en su entorno Google Workspace, como su nueva plataforma low‑code de referencia. La empresa se asoció con Insight, partner de confianza desde hace años, para coordinar la migración de sus 16 aplicaciones.

El enfoque de Insight consistió en migrar las aplicaciones optimizando al mismo tiempo los procesos de negocio subyacentes. La solución se articuló en varios ejes clave:

• Migración progresiva y estratégica: El equipo de Insight colaboró con Agero para dividir la migración de las 16 aplicaciones en cuatro oleadas, organizadas según su uso y complejidad técnica. « El enfoque por oleadas de Insight permitió gestionar mejor las expectativas de los usuarios y reducir el tiempo de desarrollo, ya que el equipo podía reutilizar los aprendizajes de las etapas anteriores », explica Raj Helaiya, Business Systems Analyst en Agero. « Esto también permitió controlar el alcance del proyecto: toda la fase de desarrollo llevó solo cuatro meses ».
• Automatización y datos centralizados: Agero utiliza ahora una fuente de datos unificada para la información de los agentes y partners. Un código de Apps Script se ejecuta diariamente para sincronizar automáticamente el sistema de RR.HH. con una base de datos AppSheet que funciona sobre MySQL en Google Cloud, adaptada para la gestión de datos a gran escala. Esta automatización elimina las tareas manuales.
• Consolidación de flujos de trabajo: Insight no realizó una simple migración de tipo "lift‑and‑shift". El equipo identificó oportunidades para fusionar aplicaciones y crear flujos de trabajo más inteligentes. Por ejemplo, Insight ayudó a Agero a integrar dos aplicaciones —OPA submissions y OPA reports— en una única aplicación de AppSheet mucho más eficiente.
• Refuerzo de la seguridad y políticas de acceso: Insight acompañó a Agero en la creación de un ecosistema unificado y seguro permitiendo que AppSheet utilice las identidades de Google Workspace para la autenticación. Se implementaron políticas de seguridad basadas en roles (RBAC - Role‑Based Access Control) siguiendo el principio de mínimo privilegio, garantizando que cada usuario acceda solo a los datos necesarios para su función. Esto eliminó las vulnerabilidades anteriores y reforzó la protección de los datos.
• Formación y acompañamiento personalizado: Insight desplegó un programa de formación en dos niveles. Los usuarios finales recibieron una formación completa, apoyada por documentación a medida (vídeos, guías y materiales de soporte). En paralelo, el equipo técnico recibió un acompañamiento individual, en modalidad over‑the‑shoulder, para dominar la gestión de políticas de acceso, la configuración de roles y la evolución de las aplicaciones.

Gracias a este enfoque práctico e inmersivo, el equipo de TI de Agero es ahora plenamente capaz de gestionar y mantener la plataforma de forma autónoma.

Impacto

La migración a AppSheet ha permitido a Agero reforzar sus operaciones, mejorar la motivación de los equipos y posicionarse mejor para futuras iniciativas de innovación.

Beneficios

• Reducción de costes: La migración finalizó antes de la fecha de renovación del contrato, evitando un año adicional de cuotas de la plataforma externa. El proyecto también eliminó todos los costes asociados a la solución anterior y sus suscripciones técnicas obligatorias.
• Precisión de los datos: La automatización y la implementación de una fuente de datos única gracias a AppSheet han mejorado la calidad y precisión de los datos en más de un 20 %.
• Despliegue más rápido y mejor resolución de incidencias: La migración y el despliegue completos se realizaron en cuatro meses. Con la solución operativa, el equipo técnico puede gestionar los tickets de soporte y las solicitudes de cambio de forma mucho más eficaz, dominando ahora la plataforma AppSheet al detalle.
• Aceleración del desarrollo de aplicaciones: El proyecto permitió crear cuatro nuevas aplicaciones en la plataforma, lo que ilustra el aumento de la agilidad y la capacidad de innovación de Agero.

Mejoras

• Ecosistema unificado y simplificado: Agero ha abandonado su antigua solución externa para integrar sus datos y aplicaciones en Google Workspace. Esta consolidación ha simplificado todo su entorno tecnológico, que ahora es más fácil de gestionar y securizar, ya que todas las herramientas —Sheets, AppSheet y la consola de administración— funcionan de forma fluida e integrada.
• Un equipo de TI autónomo: Gracias a la formación práctica impartida por Insight, el equipo técnico de Agero es hoy totalmente independiente.
  « El equipo de TI puede realizar cambios con gran facilidad y ya no dependemos de Insight para la gestión diaria », explica Raj Helaiya. « El soporte al usuario es más reactivo y el equipo gestiona este nuevo entorno con gran eficiencia ».
• Colaboración reforzada y mayor agilidad: Con un sistema unificado y una plataforma low‑code intuitiva, los equipos recurren instintivamente a AppSheet cuando surge una necesidad de negocio. Cada vez más colaboradores se interesan por crear sus propias aplicaciones en AppSheet, fomentando una cultura interna de "citizen developers" y estimulando la innovación organizacional.

Perspectivas futuras

La migración a la plataforma AppSheet ha sentado una base sólida para el futuro de Agero. La simplificación del despliegue de aplicaciones y la reducción de costes permiten ahora a la empresa concentrar sus recursos en la innovación.

Por ejemplo, Raj Helaiya ya está aprovechando sus nuevas competencias en Google Workspace para explorar las capacidades de la IA generativa, especialmente la integración de Gemini con las aplicaciones de AppSheet existentes. Esta capacidad de conectar fácilmente con las tecnologías avanzadas de Google abre a Agero nuevas formas de trabajo y oportunidades para simplificar aún más sus flujos de trabajo.

La colaboración con Insight también continúa: Agero ha firmado un acuerdo de consultoría para seguir contando con la experiencia de Insight en funcionalidades complejas y nuevos requisitos de aplicaciones.