Article La solución al gasto excesivo: Gestión de activos de software
Las organizaciones con mejores resultados de negocio siempre están buscando formas de optimizar sus costes. ¿Por qué gastar dinero en conceptos innecesarios si pueden invertir estos recursos para hacer crecer el negocio? Sin embargo, la mayoría de las empresas no son conscientes de las grandes sumas que se pueden ahorrar simplemente optimizando su parque de software.
En tiempos de incertidumbre, incluso un ligero aumento en los ingresos o una reducción en los gastos puede tener un impacto significativo en la rentabilidad de una empresa. Reducir los costes puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso, tanto para las pequeñas o medianas empresas como para las organizaciones más grandes, y hay muchas maneras de hacerlo, como reducir los costes de producción, buscar proveedores alternativos o crear mejores estrategias de marketing. Pero, ¿sabía que el software de los dispositivos de sus empleados también tiene un enorme potencial de ahorro de costes?
Si lo piensa, el software es solo otro activo de la compañía, un elemento de valor que posee su negocio. Por ejemplo, es normal que una empresa tenga un inventario de todas las sillas de su oficina. De hecho, incluso podría hacerse una lista de las sillas en función de su tamaño, color o cualquier otra característica. A medida que un negocio se expande, se pueden necesitar más sillas. Sin embargo, seguramente evitará gastos innecesarios y solo comprará la cantidad de sillas que realmente necesita.
Lo mismo podría decirse de las licencias de software. ¿Sabe qué licencias posee y cuántas de estas realmente necesita? ¿Sus empleados usan software de acuerdo con los contratos que ha acordado? A menos que tenga la respuesta a todas estas preguntas, es probable que su empresa no obtenga el máximo valor de sus inversiones en software e incluso puede arriesgarse a perder ingresos a través de multas y sanciones. Un informe de Gartner indica que las empresas podrían reducir su gasto de software hasta en un 30% si optimizan su gestión de este activo.
Administrar sus activos de software
La gestión del software puede no parecer demasiado compleja, especialmente para organizaciones con un equipo de TI dedicado. Aún así, las empresas más grandes con un entorno muy dinámico a menudo ven que se trata de un desafío lleno de complejidades. ¿Cómo realizar un seguimiento del software en los dispositivos de miles de empleados, cada uno trabajando en diferentes departamentos con prioridades específicas? Pueden estar utilizando aplicaciones de software como servicio (SaaS) que son imposibles de rastrear sin herramientas especializadas. Este concepto, también conocido como Shadow IT, presenta muchos riesgos. Compartir datos comerciales críticos en Dropbox, por ejemplo, podría convertirlo en un objetivo para los cibercriminales, o podría enfrentarse a multas, ya que estas aplicaciones también requieren de ciertas licencias.
La solución es Software Asset Management (SAM), una estrategia que conduce a una mejor toma de decisiones sobre las licencias de software y reduce sus costes generales.
¿Cómo? Ante todo, sus activos de software deben ser utilizados conforme a los derechos de uso: debe comprar las licencias adecuadas para sus prácticas y respetar los términos contractuales. Tener una licencia no significa que pueda usar el software para casi todo. Puede haber restricciones contractuales y a menudo se pueden requerir licencias adicionales. Las licencias también deben renovarse a tiempo. Por lo general, cuesta más adquirir una nueva licencia que renovar una existente.
El cumplimiento es particularmente importante, ya que las empresas deben estar preparadas para una eventual auditoría. El estudio de Gartner sugiere que dos de cada tres empresas deberían esperar una auditoría por parte de un fabricante en los próximos años. Las irregularidades a menudo resultan en multas que cuestan mucho más que comprar la licencia apropiada a priori. Además de la pérdida financiera directa, una auditoría negativa también dañará la reputación de una organización.
Para asegurarse, muchas organizaciones a menudo adquieren más licencias de las que realmente necesitan. Aunque esto ayuda a evitar sanciones, están desperdiciando dinero que podría invertirse en otras áreas. En otros casos, hay quien paga paquetes de software que incluyen licencias que no necesitan. Cuando sus empleados solo usan Photoshop, por ejemplo, no debe comprar el paquete completo de Adobe. Esta llamada sobrecontratación también ocurre cuando las empresas trasladan sus datos a servicios en la nube. La mayoría de las veces, pagan recursos mucho más grandes de lo que realmente necesitan.
¿Es suficiente el simple cumplimiento?
Todos los principales fabricantes, Microsoft, IBM, Oracle y SAP, tienen diferentes desafíos y expectativas que debe tener en cuenta. "Cumplir" significa que su parque de licencias está de acuerdo con los términos contractuales. Un proceso SAM adecuado no solo puede ayudarlo a lograr el cumplimiento, sino también a aumentar el valor de su inversión. Una vez que tenga una visión clara de las licencias que posee, puede planificar adecuadamente el futuro. Entonces, cuando un nuevo proyecto requiere software, usted sabe de inmediato cuántas licencias tiene y cuántas debe adquirir. También puede reasignar una licencia cuando un empleado deja la empresa o es transferido a un departamento diferente. Y, por último, puede limitar las pérdidas financieras mitigando los riesgos de seguridad cuando tiene una visión de qué software se está implementando.
Llegados a este punto, debería estar claro que SAM puede ayudarle a evitar el exceso de gasto. Sin embargo, para ello se necesita algo más que software y tecnología. A menos que existan procesos adecuados, las personas pueden ser ineficaces y la tecnología podría fallar. Por lo tanto, las personas, el proceso y el producto deben estar alineados. Afortunadamente, existen herramientas para ayudarlo a escanear su entorno para lograr una visión general del software que se utiliza. Estas herramientas administran automáticamente sus licencias y garantizan el cumplimiento. Después de todo, las licencias a menudo cambian y es difícil mantenerse informado. Todo esto le va a permitir tomar decisiones más informadas sobre sus licencias de software.
Insight hace mucho más que garantizar el cumplimiento. Ofrecemos los servicios de optimización idóneos para ayudar a su empresa a gestionar su parque de software, así como para garantizar que pueda negociar los mejores términos y condiciones en sus contratos. Por ejemplo, un fabricante de software puede ofrecerle un buen descuento, pero al mismo tiempo ofrecer a sus competidores mejores condiciones. ¿Realmente necesita todos los servicios en la nube por los que está pagando? Tal vez podría mantener el mismo nivel de rendimiento con menos recursos...
Además, Insight también proporciona servicios de asesoramiento y se asegura de que los clientes estén bien preparados para una auditoría. Realizamos ejercicios de cumplimiento para evaluar si necesita licencias adicionales o si está comprando más de lo que usa. También implementamos herramientas SAM en su entorno e incluso podemos administrar todo su ciclo de vida de software para garantizar que logre una cadena de suministro de TI ágil y adecuada que respalde la evolución de su negocio.
Descubra cómo Insight puede ayudar a su empresa a optimizar su parque de licencias de software.
